Tietosuojailmoitus koskien SeAMKin tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoimintaa
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminta, lyhyemmin TKI-toiminta, on osa ammattikorkeakoulujen perustehtävää: ammattikorkeakoulu tuottaa uutta tutkimustietoa ja -menetelmiä sekä kehittää tuotteita ja palveluja alueidensa tarpeisiin. Samalla työ palvelee ammattikorkeakouluopintoja ja niiden kehittämistä. Suuntaviivoja työlle antavat mm. maakuntien ja Euroopan unionin strategiset tavoitteet.
Vuorovaikutus työelämän kanssa on keskeistä SeAMKin toiminnassa. SeAMKin tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminta (TKI) on pääosin aluetta palvelevaa soveltavaa tutkimusta. Se tarkoittaa esimerkiksi uusien menetelmien, sovelluksien, mallien tai ohjelmien kehittämistä yhdessä yritysten, opiskelijoidemme ja ammattiosaajiemme kesken. Kehittäminen pohjautuu yhteistyöhön, jolloin ulkopuolinen näkemys ja asiantuntemus täydentävät yrityksen omaa osaamista. Vuosien saatossa eri organisaatiot ja SeAMK ovat yhdessä luoneet merkittäviä tarpeisiin soveltuvia ratkaisuja.
Tutkimus, kehittäminen ja innovointi SeAMKissa tapahtuu soveltavana tutkimuksena. Tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminta keskittyy strategisille painoaloille, jotka on määritelty SeAMKin oman osaamisen sekä alueellisten asiakkaiden tarpeiden mukaan.
Etelä-Pohjanmaan alueen yritykset ja muut organisaatiot ovat keskeisiä kumppaneita SeAMKin TKI-toiminnassa. Työelämälähtöisyys on merkittävässä asemassa koko ammattikorkeakoulun toiminnassa. SeAMKin maakuntakorkeakoulu koordinoi toimintaa Etelä-Pohjanmaan eri kunnissa ja niiden lähialueilla.
Käsittelyn oikeusperuste
Tietojen käsittelyperuste on yleinen etu. Tiedot kerätään henkilön suostumuksella. Tiedot kerätään allekirjoitettavalla paperilomakkeella tai muuten todennettavissa olevalla tavalla, jossa henkilö antaa luvan henkilötietojensa rekisteröimiseen ja käyttämiseen TKI-toimista säädetyllä tavalla. Henkilö voi kokonaan tai osittain olla antamatta henkilötietojaan.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:
- opetuksen työelämäyhteistyön ja tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminnan toteuttaminen sekä asiakas-ja sidosryhmäsuhteiden hoitaminen, sisältäen myös palveluiden myynnin ja yhteistyöprojektien toteuttamisen
- markkinointi ja tiedottaminen
- tieteellinen tutkimus (tietoja ei luovuteta)
Tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoimintaan sekä opetukseen liittyvän yhteistyön tapauksissa tietojen käsittely perustuu ammattikorkeakoulun lakisääteisiin tehtäviin, jotka on kuvattu ammattikorkeakoululaissa 932/2014). Muutoin rekisterin henkilötietojen käsittely perustuu asialliseen yhteyteen tai sellaisen sopimuksen täytäntöönpanoon, jossa rekisteröity on osallisena. Käsittelyn perusteena on ammattikorkeakoulun oikeutettu etu silloin, kun kyseessä on liiketoiminta ja käsitellään potentiaalisten asiakkaiden tietoja. Henkilötiedot tallennetaan tässä vaiheessa, jotta potentiaaliseen asiakkaaseen voidaan olla yhteydessä. Potentiaalisesta asiakkaasta tallennetut henkilötiedot poistetaan rekisteristä kokonaan, mikäli asiakkuutta tai sidosryhmäyhteistyötä ei synny.
Tietojesi käsittely perustuu sopimukseen (1 ja 2) suostumukseen (2, 3 ja 4), yleiseen etuun (5) ja oikeutettuun etuun (6). Tilastoinnin yhteydessä tieto käsitellään tunnistamattomaksi. Tilastotiedoista ja palautteesta sinua ei voi tunnistaa.
Rekisteröidyt
Rekisterissä on SeAMKin TKI-toimintaan osallistuvien henkilöiden henkilötietoja.
Mitä tietoja me sinusta keräämme ja käsittelemme?
Jos haet meille opiskelemaan tai olet entinen opiskelijamme tai olet asiakkaamme tai yhteistyökumppanimme tai muuten yhteydessä meihin, käsittelemme esimerkiksi yhteystietojasi. Tämän lisäksi käsittelemme palveluita käyttäessäsi syntyneitä tietoja, kuten verkkojälkiä, evästeitä ja viestinnän välitystietoja. Yritysasiakkailta kerätään soveltuvin osin myös tietoja yhteyshenkilöistä ja käyttäjistä sekä heidän tehtävistään yrityksessä.
Käsittelemme seuraavia sinua koskevia tietoryhmiä:
- nimi
- yhteystiedot
- organisaatio
- tehtävänimike
TKI-toiminnosta riippuen kerättävät tiedot voivat myös sisältää:
- roolisi sidosryhmäyhteistyössä ja omassa organisaatiossasi
- kansainvälisissä yhteyksissä kotimaasi tilastointitarkoituksiin
- osallistumismaksun määrään ja maksamiseen liittyvät tiedot
- erityisruokavalio, jos tilaisuuteen liittyy tarjoilua
- julkaisemiseen liittyvät tiedot
- matkustuspalvelujen järjestämiseen liittyvät tiedot
- osallistuminen erilaiseen sidosryhmätoimintaan
- tilaisuuden tallentamisesta syntyvät tiedot (esim. valokuvat, videot, äänitteet)
- mielenkiintosi kohteet
- palaute
Lisäksi voimme pyytää suostumustasi seuraaviin toimiin:
- SeAMKin toiminnasta tiedottaminen
- sidosryhmätoiminnasta, esimerkiksi kokouksista ja tapahtumista tiedottaminen
- tarkempien yhteystietojen julkaiseminen osallistujaluettelossa (nimi ja organisaatio julkaistaan kysymättä lupaa)
- tietojen luovuttaminen sidosryhmätoiminnan järjestämiseen sisällöllisesti liittyville yhteistyökumppanille
- tietojen siirtäminen korkeakoulun asiakkuudenhallintajärjestelmään
- uutiskirjeen tilaaminen
Emme kerää tai käsittele sellaisia organisaatiosi toimintaan tai työtehtäviisi liittyviä tietojasi, jotka on luokiteltu ei-julkisiksi tai salaisiksi edustamasi organisaation toimesta.
Pääsääntöisesti puhelin- ja osoitetietoina rekisteröidään henkilön työpaikkaan liittyvät yhteystiedot. Mikäli yhteystiedot saadaan henkilöltä itseltään, ne voivat olla myös kotipuhelin ja kotiosoitetiedot.
Miten me keräämme tietojasi?
Keräämme sinua koskevia tietoja suoraan sinulta itseltäsi ja seuraavista tietolähteistä:
- Tilastokeskus
- Maksulliset rekisterit (esim. Fonecta)
- Julkinen internet
- Eri tilaisuuksien nimilistat (EU-osarahoitteisen hankkeen raportointivelvollisuutta varten)
- Sähköpostiviestintä
- Puhelinkeskustelut
- Kyselyt ja palautteet
- Erilaiset tapaamiset
Lisäksi päivitämme perustietojasi väestötietojärjestelmästä.
TKI-toimintaan liittyviä tapahtumia voidaan tallentaa (esim. valokuvat, videot, äänitteet) tai välittää suoratoistona. Tapahtumasta voidaan tehdä myös uutisia tai päivityksiä sosiaaliseen mediaan.
Miten me käsittelemme tietojasi?
Tietojasi käsitellään järjestelmissä niihin tarkoituksiin, joihin tiedot on kerätty. Tutkittavien henkilötietoja käsittelevät eri tutkimusasioihin liittyvissä prosesseissa yksinomaan ne korkeakoulun tai sen kumppaneiden työntekijät, joilla on oikeus henkilötietojen käsittelyyn. Käyttö- ja lukuoikeudet tietojärjestelmiin määritetään ja myönnetään aina työtehtävän edellyttämässä laajuudessa vain niille henkilöille, jotka tarvitsevat ko. tietojärjestelmän sisältämän henkilörekisterin tietoja heille annetun tehtävän hoitamiseksi.
Tilastointi tai tutkimustarkoituksiin käytettävät tiedot tehdään pääsääntöisesti tunnisteettomiksi, niin ettei yksittäinen henkilöole niistä tunnistettavissa. Tietoja säilytetään asianmukaiset tietoturvavaatimukset huomioiden.
Erityistarpeisiin liittyviä henkilökohtaisesti saatuja tietoja käytämme ainoastaan kyseiseen tarkoitukseen ja noudatamme niiden käsittelyssä erityistä huolellisuutta esim. esteettömyys.
Kenelle me luovutamme henkilötietojasi?
Tietojasi voidaan luovuttaa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa.
Tiedot tallentuvat joko omalla palvelimella toimivaan järjestelmään tai verkossa toimivaan ulkopuolisen palveluntarjoajan järjestelmään.
Tilaisuuksien osalta voimme jakaa osallistujille listan, jossa on jokaisen osallistujan nimi ja organisaatio ja suostumuksen mukaisesti muita tietoja.
Tilaisuuksissa tehtyjä tallenteita, kuten valokuvia ja videoita, voimme luovuttaa tapahtumien osallistujille sekä korkeakoulun opetus-, tutkimus- ja markkinointitarkoituksiin sekä tapahtumaviestintään. Tallenteet ja suoratoistot voivat välittyä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.
Kuinka pitkään me säilytämme henkilötietojasi?
Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun niiden käyttötarve on edelleen olemassa.
Mikäli rekisteröity pyytää poistamaan itseään koskevat henkilötiedot, ne poistetaan rekisteristä. Mikäli henkilö peruu suostumuksensa tietojensa käyttämiseen tietyssä tarkoituksessa, tämä merkitään järjestelmään kyseisen henkilön tietoihin.
Suostumuksesi perusteella kerättyjä tai käsiteltäviä tietojasi säilytämme toistaiseksi tai kun perut suostumuksen, ellei käsittelylle ole muuta laissa säädettyä perustetta.
Järjestelmiin tallennettujen henkilötietojen sekä manuaalisen aineiston säilytysajat perustuvat lakiin ja korkeakoulun arkistonmuodostussuunnitelmaan/tiedonhallintasuunnitelmaan.
Miten me suojaamme henkilötietosi?
Tietojen käsittelyssä huolehdimme aina siitä, ettei sinun yksityisyyttä perusteettomasti vaaranneta ja tietoja säilytetään aina niin, että lain edellytykset täyttyvät
Manuaalinen aineisto
- Säilytetään ja suojataan siten, etteivät ulkopuoliset niitä näe ja siten, ettei niitä voida vahingossa hävittää, muuttaa, luovuttaa, siirtää tai muutoin laittomasti käsitellä.
- Työntekijöillä on oikeus nähdä vain sellaisia opiskelijaa koskevia tietoja, joita hän työtehtävässään tarvitsee
- Työntekijätvastaavat arkistoitavien dokumenttien arkistoinnista yhdessä arkistovastavan kanssa. Arkistonmuodostussuunnitelma määrittelee dokumenttien säilytysajat ja elinkaaret
- Henkilötietoja sisältävät asiakirjat hävitetään silppuamalla tai tietosuojajätteenä
Sähköisesti käsiteltävät tiedot
- Palvelinlaitteiden ylläpito on SeAMKin tietohallinnolla. Laitteet on keskitetty lukittuihin tiloihin, joihin on tiukkaan rajattu pääsy. Verkko ja palvelimet ovat suojattu asianmukaisesti
- Käyttöoikeudet on rajattu käyttäjäryhmittäin. Tiedon näkyvyys ja päivitysoikeus järjestelmään määräytyy käyttöoikeusrooleittain eri käyttäjäryhmille
- Tietoihin on pääsy vain järjestelmän käyttöoikeudet saaneilla
- Käyttöoikeus järjestelmään määräytyy henkilön työtehtävien tai opiskelustatuksen mukaan
- Henkilökuntaa sitoo työsopimuksessa määritelty vaitiolovelvollisuus
-
Oikeutesi rekisteröitynä
Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy tietoihinsa, artikla 15)
Sinulla on oikeus tietää, mitä henkilötietoja sinusta käsitellään ja mitä tietoja sinusta on tallennettu.
Korkeakoulutoimittaa pyynnöstäsi tietosi sinulle mahdollisimman pian ilman aiheetonta viivytystä. Määräaika tietojen toimittamiseksi tai tietopyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kuukausi pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli tietopyyntö on monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella.
Tietosi toimitetaan sinulle lähtökohtaisesti maksutta. Mikäli pyydät useampia jäljennöksiä, niistä peritään hallinnollisiin kustannuksiin perustuva maksu. Mikäli tietopyyntösi on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton tai jos esität tietopyyntöjä toistuvasti, korkeakoulu voi periä tietojen toimittamisesta aiheutuneet hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä kokonaan toimittamasta tietoja. Tällaisessa tapauksessa korkeakoulu perustelee tekemänsä ratkaisun.
Mikäli korkeakoulu ei toimita tietoja, annetaan asiasta sinulle kirjallinen todistus. Samassa yhteydessä kerromme oikeudestasi oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudestasi tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Oikeus tietojen oikaisemiseen (artikla 16)
Sinulla on oikeus vaatia, että sinua koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi sinulla on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötietosi poistetaan.
Ellei korkeakoulu hyväksy oikaisupyyntöäsi, annetaan asiasta kirjallinen todistus, jossa mainitaan ne syyt, joihin perustuen vaatimusta ei ole hyväksytty. Samalla tiedotamme sinua oikeudestasi oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Oikeus tulla unohdetuksi (artikla 17)
Tietojen käsittelyn oikeusperusteesta riippuen sinulla voi olla oikeus saada henkilötietosi poistettua korkeakoulun rekisteristä. Tällaista oikeutta ei ole esimerkiksi niissä tapauksissa, joissa henkilötietojesi käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai korkeakoululle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Tietojesi säilyttämisessä ja poistamisessa noudatetaan korkeakoulun arkistonmuodostussuunnitelmia ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (artikla 18)
Sinulla voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes tietosi tai sen käsittelyn oikeusperuste on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (artikla 20)
Sinulla on oikeus saada korkeakoululle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle korkeakoulun sitä estämättä. Tämä oikeus koskee tilanteita, joissa tietojen käsittely on automaattista ja perustuu suostumukseen tai sopimukseen.
Oikeus ei koske esimerkiksi sellaista henkilötiedon käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi. Näin ollen pääsääntöisesti oikeutta ei sovelleta korkeakoulun henkilörekistereihin liittyen.
Vastustamisoikeus (artikla 21)
Henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseesi perustuen sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä silloin, kun käsittelyn oikeusperuste on yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen, julkisen vallan käyttäminen tai korkeakoulun oikeutettu etu. Tässä tapauksessa tietojasi voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.
Sinulla on oikeus,ilman erityistäperustelua milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten.
Oikeus tehdä valitus viranomaiselle (artikla 77)
Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi sinulla on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.
Sinulla on oikeus myös nostaa kanne rekisterinpitäjää tai henkilötietojen käsittelijäorganisaatiota vastaan, mikäli katsot oikeuksiasi loukatun sen takia, ettei sinun henkilötietojesi käsittelyssä ole noudatettu tietosuoja-asetusta.
Kuinka oikeudet toteutetaan?
Useassa järjestelmässä voit tarkastella kirjautuneena käyttäjänä omia tallennettuja tietojasi.
Tarkemmat rekisterikohtaiset tietosuojaselosteet löydät www.seamk.fi/tietosuoja
Oikaisu-ja tietopyyntöpyynnöt tehdään osoitteiseen: tietosuojavastaava(at)seamk.fi
Korkeakoulun Tietosuojavastaavaan voit olla yhteydessä ongelmatilanteissa tai kun tarvitset neuvoja:
Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy
Tietosuojavastaava
PL 412 (Kampusranta 11)
60101 Seinäjoki
Rekisterin pitäjä
Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy
Kampusranta 11 F, Frami F, 60320 SEINÄJOKI
puh. 020 124 3000
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Vararehtori Elina Varamäki
elina.varamaki(at)seamk.fi
Tietosuojavastaava
Tietosuojavastaava Jarmo Jaskari
tietosuojavastaava(at)seamk.fi
Postiosoite:
Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy
Tietosuojavastaava, PL 412, Kampusranta 11, Frami E, 60320 SEINÄJOKI
Pääasialliset säädökset
- Ammattikorkeakoululaki 932/2014 ja sen nojalla annetut asetukset
- Valtioneuvoston asetus ammattikorkeakouluista 1129/2014
- Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 ja sitä täydentävät kansalliset säädökset, laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999