Tietosuojailmoitus koskien sidosryhmäyhteistyötä

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojasi käsitellään sidosryhmäyhteistyön hallintaan sekä sidosryhmien tiedottamiseen ja informoimiseen muun muassa SeAMKin toiminnasta, koulutuksista, TKI-hankkeista, opiskelijoiden harjoitteluista ja tapahtumista. Henkilötietojasi voidaan käsitellä myös palautteen pyytämiseen.

Henkilötietojasi voidaan käsitellä:

1. yhteistyösuhteiden luomiseen
2. jotta saat tarvittavia tietoja ja uutisia SeAMKista
3. jotta voit osallistua tapahtumiimme
4. tilastointitarkoituksiin ja
5. toiminnan kehittämiseen

Joissain sidosryhmäyhteistyön muodoissa, esimerkiksi kokouksissa ja tilaisuuksissa, voidaan valokuvata erikseen ilmoitetuissa ja merkityissä paikoissa (esim. kuvausseinä tai muu rajattu tila). Näille paikoille tulevien tulkitaan antaneen suostumuksensa sekä valokuvien ottamiseen, että julkaisuun. Näitä kuvia voidaan käyttää kyseisen tilaisuuden viestintämateriaalina ja raportoinnin tukena, tilaisuuden aihepiiriin liittyvissä julkaisuissa, ja muissa vastaavissa, tapahtumaan tai sen aihepiiriin liittyvässä viestinnässä.

Mikäli tilaisuus tallennetaan ja/tai esitetään suorana verkkolähetyksenä (stream/striimaus), siitä ilmoitetaan sidosryhmille etukäteen. Tapahtumatallenteen julkisuus, esityspaikka ja kestoaika ilmoitetaan myös etukäteen.

Henkilötietoja voidaan kerätä ilmoittautumislomakkeella, henkilökohtaisesti, sidosryhmätilaisuuksien ja muun sidosryhmätoiminnan yhteydessä sekä erikseen tehtävillä kyselyillä.

Tietojesi käsittely perustuu sopimukseen (1 ja 2) suostumukseen (2, 3 ja 4), yleiseen etuun (5) ja oikeutettuun etuun (6). Tilastoinnin yhteydessä tieto käsitellään tunnistamattomaksi. Tilastotiedoista ja palautteesta sinua ei voi tunnistaa.

Käsittelyn oikeusperuste

Käsittelyn perusteena on yleinen etu. Tärkeimpänä säädöksenä ammattikorkeakoululaki 14.11.2014/932, erityisesti 6§ ”yhteistyö toimintaympäristön kanssa”.

Rekisteröidyt

Rekisterissä ovat Seinäjoen ammattikorkeakoulun ulkoisten sidosryhmien edustajat.

Mitä tietoja me sinusta keräämme ja käsittelemme?

Jos haet meille opiskelemaan tai olet entinen opiskelijamme tai olet asiakkaamme tai yhteistyökumppanimme tai muuten yhteydessä meihin, käsittelemme esimerkiksi yhteystietojasi. Tämän lisäksi käsittelemme palveluita käyttäessäsi syntyneitä tietoja, kuten verkkojälkiä, evästeitä ja viestinnän välitystietoja. Yritysasiakkailta kerätään soveltuvin osin myös tietoja yhteyshenkilöistä ja käyttäjistä sekä heidän tehtävistään yrityksessä.

• nimi
• tarvittavat yhteystiedot
• organisaatio
• tehtävänimike

Sidosryhmätoiminnosta riippuen kerättävät tiedot voivat myös sisältää:

• roolisi sidosryhmäyhteistyössä ja omassa organisaatiossasi
• kansainvälisissä yhteyksissä kotimaasi tilastointitarkoituksiin
• osallistumismaksun määrään ja maksamiseen liittyvät tiedot
• erityisruokavalio, jos tilaisuuteen liittyy tarjoilua
• julkaisemiseen liittyvät tiedot
• matkustuspalvelujen järjestämiseen liittyvät tiedot
• osallistuminen erilaiseen sidosryhmätoimintaan
• tilaisuuden tallentamisesta syntyvät tiedot (esim. valokuvat, videot, äänitteet)
• mielenkiintosi kohteet
• palaute

Lisäksi voimme pyytää suostumustasi seuraaviin toimiin:

• SeAMKin toiminnasta tiedottaminen
• sidosryhmätoiminnasta, esimerkiksi kokouksista ja tapahtumista tiedottaminen
• tarkempien yhteystietojen julkaiseminen osallistujaluettelossa (nimi ja organisaatio julkaistaan kysymättä lupaa)
• tietojen luovuttaminen sidosryhmätoiminnan järjestämiseen sisällöllisesti liittyville yhteistyökumppanille
• tietojen siirtäminen korkeakoulun asiakkuudenhallintajärjestelmään
• sidosryhmäkirjeen tilaaminen

Emme kerää tai käsittele sellaisia sidosryhmätoimintaan tai työtehtäviisi liittyviä tietojasi, jotka on luokiteltu ei-julkisiksi tai salaisiksi edustamasi organisaation toimesta.

Miten me keräämme tietojasi?

Keräämme tietoja suoraan sinulta:

• ilmoittautumislomakkeella
• henkilökohtaisesti
• sidosryhmätoiminnan yhteydessä
• erikseen tehdyllä kyselyllä

Miten me käsittelemme tietojasi?

Tietojasi käsitellään järjestelmissä niihin tarkoituksiin, joihin tiedot on kerätty. Henkilötietojen käsittelyssä käytetään pääsääntöisesti verkossa toimivaa palvelua. Henkilötietoja käsittelevät yksinomaan ne korkeakoulun tai sidosryhmätoiminnan järjestämiseen osallistuvien korkeakoulun yhteistyökumppanien työntekijät, joilla on oikeus henkilötietojen käsittelyyn. Käyttö- ja lukuoikeudet tietojärjestelmiin määritetään ja myönnetään aina työtehtävän edellyttämässä laajuudessa vain niille henkilöille, jotka tarvitsevat ko. tietojärjestelmän sisältämän henkilörekisterin tietoja heille annetun tehtävän hoitamiseksi. Tietoja säilytetään asianmukaiset tietoturvavaatimukset huomioiden.

Erityistarpeisiin liittyviä henkilökohtaisesti saatuja tietoja käytämme ainoastaan kyseiseen tarkoitukseen ja noudatamme niiden käsittelyssä erityistä huolellisuutta esim. esteettömyys.

Kenelle me luovutamme henkilötietojasi?

Tiedot tallentuvat joko omalla palvelimella toimivaan järjestelmään tai verkossa toimivaan ulkopuolisen palveluntarjoajan järjestelmään.

Voimme jakaa sidosryhmätoimintaan osallistuville listan, jossa on jokaisen osallistujan nimi ja organisaatio ja suostumuksen mukaisesti muita tietoja.

Tallenteita voimme luovuttaa osallistujille sekä korkeakoulun opetus-, tutkimus-ja markkinointitarkoituksiin sekä tapahtumaviestintään. Tallenteet ja suoratoisto voivat välittyä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Kuinka pitkään me säilytämme henkilötietojasi?

Henkilötietoryhmien säilytysaikaan vaikuttaa sidosryhmätoiminnan luonne. Esimerkiksi hankkeiden järjestämissä tilaisuuksissa säilytysaikaan vaikuttaa rahoittajien vaatimukset.

Katso tarkemmat tiedot alla olevasta taulukosta.

Miten me suojaamme henkilötietosi?

Tietojen käsittelyssä huolehdimme aina siitä, ettei sinun yksityisyyttä perusteettomasti vaaranneta ja tietoja säilytetään aina niin, että lain edellytykset täyttyvät.

Manuaalinen aineisto

• Säilytetään ja suojataan siten, etteivät ulkopuoliset niitä näe ja siten, ettei niitä voida vahingossa hävittää, muuttaa, luovuttaa, siirtää tai muutoin laittomasti käsitellä.
• Työntekijöillä on oikeus nähdä vain sellaisia opiskelijaa koskevia tietoja, joita hän työtehtävässään tarvitsee
• Työntekijätvastaavat arkistoitavien dokumenttien arkistoinnista yhdessä arkistovastavan kanssa. Arkistonmuodostussuunnitelma määrittelee dokumenttien säilytysajat ja elinkaaret
• Henkilötietoja sisältävät asiakirjat hävitetään silppuamalla tai tietosuojajätteenä

Sähköisesti käsiteltävät tiedot

• Palvelinlaitteiden ylläpito on SeAMKin tietohallinnolla. Laitteet on keskitetty lukittuihin tiloihin, joihin on tiukkaan rajattu pääsy. Verkko ja palvelimet ovat suojattu asianmukaisesti
• Käyttöoikeudet on rajattu käyttäjäryhmittäin. Tiedon näkyvyys ja päivitysoikeus järjestelmään määräytyy käyttöoikeusrooleittain eri käyttäjäryhmille
• Tietoihin on pääsy vain järjestelmän käyttöoikeudet saaneilla
• Käyttöoikeus järjestelmään määräytyy henkilön työtehtävien tai opiskelustatuksen mukaan
• Henkilökuntaa sitoo työsopimuksessa määritelty vaitiolovelvollisuus