Tietosuojailmoitus koskien sidosryhmäyhteistyötä
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojasi käsitellään sidosryhmäyhteistyön hallintaan sekä sidosryhmien tiedottamiseen ja informoimiseen muun muassa SeAMKin toiminnasta, koulutuksista, TKI-hankkeista, opiskelijoiden harjoitteluista ja tapahtumista. Henkilötietojasi voidaan käsitellä myös palautteen pyytämiseen.
Henkilötietojasi voidaan käsitellä:
- yhteistyösuhteiden luomiseen
- jotta saat tarvittavia tietoja ja uutisia SeAMKista
- jotta voit osallistua tapahtumiimme
- tilastointitarkoituksiin ja
- toiminnan kehittämiseen
Joissain sidosryhmäyhteistyön muodoissa, esimerkiksi kokouksissa ja tilaisuuksissa, voidaan valokuvata erikseen ilmoitetuissa ja merkityissä paikoissa (esim. kuvausseinä tai muu rajattu tila). Näille paikoille tulevien tulkitaan antaneen suostumuksensa sekä valokuvien ottamiseen, että julkaisuun. Näitä kuvia voidaan käyttää kyseisen tilaisuuden viestintämateriaalina ja raportoinnin tukena, tilaisuuden aihepiiriin liittyvissä julkaisuissa, ja muissa vastaavissa, tapahtumaan tai sen aihepiiriin liittyvässä viestinnässä.
Mikäli tilaisuus tallennetaan ja/tai esitetään suorana verkkolähetyksenä (stream/striimaus), siitä ilmoitetaan sidosryhmille etukäteen. Tapahtumatallenteen julkisuus, esityspaikka ja kestoaika ilmoitetaan myös etukäteen.
Henkilötietoja voidaan kerätä ilmoittautumislomakkeella, henkilökohtaisesti, sidosryhmätilaisuuksien ja muun sidosryhmätoiminnan yhteydessä sekä erikseen tehtävillä kyselyillä.
Tietojesi käsittely perustuu sopimukseen (1 ja 2) suostumukseen (2, 3 ja 4), yleiseen etuun (5) ja oikeutettuun etuun (6). Tilastoinnin yhteydessä tieto käsitellään tunnistamattomaksi. Tilastotiedoista ja palautteesta sinua ei voi tunnistaa.
Käsittelyn oikeusperuste
Käsittelyn perusteena on yleinen etu. Tärkeimpänä säädöksenä ammattikorkeakoululaki 14.11.2014/932, erityisesti 6§ ”yhteistyö toimintaympäristön kanssa”.
Rekisteröidyt
Rekisterissä ovat Seinäjoen ammattikorkeakoulun ulkoisten sidosryhmien edustajat.
Mitä tietoja me sinusta keräämme ja käsittelemme?
Jos haet meille opiskelemaan tai olet entinen opiskelijamme tai olet asiakkaamme tai yhteistyökumppanimme tai muuten yhteydessä meihin, käsittelemme esimerkiksi yhteystietojasi. Tämän lisäksi käsittelemme palveluita käyttäessäsi syntyneitä tietoja, kuten verkkojälkiä, evästeitä ja viestinnän välitystietoja. Yritysasiakkailta kerätään soveltuvin osin myös tietoja yhteyshenkilöistä ja käyttäjistä sekä heidän tehtävistään yrityksessä.
- nimi
- tarvittavat yhteystiedot
- organisaatio
- tehtävänimike
Sidosryhmätoiminnosta riippuen kerättävät tiedot voivat myös sisältää:
- roolisi sidosryhmäyhteistyössä ja omassa organisaatiossasi
- kansainvälisissä yhteyksissä kotimaasi tilastointitarkoituksiin
- osallistumismaksun määrään ja maksamiseen liittyvät tiedot
- erityisruokavalio, jos tilaisuuteen liittyy tarjoilua
- julkaisemiseen liittyvät tiedot
- matkustuspalvelujen järjestämiseen liittyvät tiedot
- osallistuminen erilaiseen sidosryhmätoimintaan
- tilaisuuden tallentamisesta syntyvät tiedot (esim. valokuvat, videot, äänitteet)
- mielenkiintosi kohteet
- palaute
Lisäksi voimme pyytää suostumustasi seuraaviin toimiin:
- SeAMKin toiminnasta tiedottaminen
- sidosryhmätoiminnasta, esimerkiksi kokouksista ja tapahtumista tiedottaminen
- tarkempien yhteystietojen julkaiseminen osallistujaluettelossa (nimi ja organisaatio julkaistaan kysymättä lupaa)
- tietojen luovuttaminen sidosryhmätoiminnan järjestämiseen sisällöllisesti liittyville yhteistyökumppanille
- tietojen siirtäminen korkeakoulun asiakkuudenhallintajärjestelmään
- sidosryhmäkirjeen tilaaminen
Emme kerää tai käsittele sellaisia sidosryhmätoimintaan tai työtehtäviisi liittyviä tietojasi, jotka on luokiteltu ei-julkisiksi tai salaisiksi edustamasi organisaation toimesta.
Miten me keräämme tietojasi?
Keräämme tietoja suoraan sinulta:
- ilmoittautumislomakkeella
- henkilökohtaisesti
- sidosryhmätoiminnan yhteydessä
- erikseen tehdyllä kyselyllä
Miten me käsittelemme tietojasi?
Tietojasi käsitellään järjestelmissä niihin tarkoituksiin, joihin tiedot on kerätty. Henkilötietojen käsittelyssä käytetään pääsääntöisesti verkossa toimivaa palvelua. Henkilötietoja käsittelevät yksinomaan ne korkeakoulun tai sidosryhmätoiminnan järjestämiseen osallistuvien korkeakoulun yhteistyökumppanien työntekijät, joilla on oikeus henkilötietojen käsittelyyn. Käyttö- ja lukuoikeudet tietojärjestelmiin määritetään ja myönnetään aina työtehtävän edellyttämässä laajuudessa vain niille henkilöille, jotka tarvitsevat ko. tietojärjestelmän sisältämän henkilörekisterin tietoja heille annetun tehtävän hoitamiseksi. Tietoja säilytetään asianmukaiset tietoturvavaatimukset huomioiden.
Erityistarpeisiin liittyviä henkilökohtaisesti saatuja tietoja käytämme ainoastaan kyseiseen tarkoitukseen ja noudatamme niiden käsittelyssä erityistä huolellisuutta esim. esteettömyys.
Kenelle me luovutamme henkilötietojasi?
Tiedot tallentuvat joko omalla palvelimella toimivaan järjestelmään tai verkossa toimivaan ulkopuolisen palveluntarjoajan järjestelmään.
Voimme jakaa sidosryhmätoimintaan osallistuville listan, jossa on jokaisen osallistujan nimi ja organisaatio ja suostumuksen mukaisesti muita tietoja.
Tallenteita voimme luovuttaa osallistujille sekä korkeakoulun opetus-, tutkimus-ja markkinointitarkoituksiin sekä tapahtumaviestintään. Tallenteet ja suoratoisto voivat välittyä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
Kuinka pitkään me säilytämme henkilötietojasi?
Henkilötietoryhmien säilytysaikaan vaikuttaa sidosryhmätoiminnan luonne. Esimerkiksi hankkeiden järjestämissä tilaisuuksissa säilytysaikaan vaikuttaa rahoittajien vaatimukset.
Katso tarkemmat tiedot alla olevasta taulukosta.
| Tietoryhmän nimi | Säilytysaika |
|---|---|
| Nimi | Sidosryhmäjäsenyyden kesto |
| Työnantaja | Sidosryhmäjäsenyyden kesto |
| Rooliin liittyvät tiedot | Sidosryhmäjäsenyyden kesto |
| Yhteystiedot | Sidosryhmäjäsenyyden kesto |
| Yhteistyöhistoria | Sidosryhmäjäsenyyden kesto |
| Osallistumistiedot eri sidosryhmätoimintaan | Sidosryhmäjäsenyyden kesto |
| Suoran verkkolähetyksen (video, ääni) tallenne | Sidosryhmäjäsenyyden kesto |
| Otetut valokuvat ja videot | Voidaan jakaa some-palveluihin, minkä jälkeen säilytetään 15 vuotta |
| Mikäli tilaisuudessa on tarjoilu, voidaan kysyä erityisruokavalio | Sidosryhmäjäsenyyden kesto |
| Henkilökohtaiset sidosryhmätoimintaan liittyvät erityistarpeet | Sidosryhmäjäsenyyden kesto |
| Lupa osallistumistietojen välittämiseen muille osallistujille tai yhteistyökumppaneille | Sidosryhmäjäsenyyden kesto |
| Kerätty palaute | Sidosryhmäjäsenyyden kesto |
Miten me suojaamme henkilötietosi?
Tietojen käsittelyssä huolehdimme aina siitä, ettei sinun yksityisyyttä perusteettomasti vaaranneta ja tietoja säilytetään aina niin, että lain edellytykset täyttyvät.
Manuaalinen aineisto
- Säilytetään ja suojataan siten, etteivät ulkopuoliset niitä näe ja siten, ettei niitä voida vahingossa hävittää, muuttaa, luovuttaa, siirtää tai muutoin laittomasti käsitellä.
- Työntekijöillä on oikeus nähdä vain sellaisia opiskelijaa koskevia tietoja, joita hän työtehtävässään tarvitsee
- Työntekijätvastaavat arkistoitavien dokumenttien arkistoinnista yhdessä arkistovastavan kanssa. Arkistonmuodostussuunnitelma määrittelee dokumenttien säilytysajat ja elinkaaret
- Henkilötietoja sisältävät asiakirjat hävitetään silppuamalla tai tietosuojajätteenä
Sähköisesti käsiteltävät tiedot
- Palvelinlaitteiden ylläpito on SeAMKin tietohallinnolla. Laitteet on keskitetty lukittuihin tiloihin, joihin on tiukkaan rajattu pääsy. Verkko ja palvelimet ovat suojattu asianmukaisesti
- Käyttöoikeudet on rajattu käyttäjäryhmittäin. Tiedon näkyvyys ja päivitysoikeus järjestelmään määräytyy käyttöoikeusrooleittain eri käyttäjäryhmille
- Tietoihin on pääsy vain järjestelmän käyttöoikeudet saaneilla
- Käyttöoikeus järjestelmään määräytyy henkilön työtehtävien tai opiskelustatuksen mukaan
- Henkilökuntaa sitoo työsopimuksessa määritelty vaitiolovelvollisuus
-
Oikeutesi rekisteröitynä
Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy tietoihinsa, artikla 15)
Sinulla on oikeus tietää, mitä henkilötietoja sinusta käsitellään ja mitä tietoja sinusta on tallennettu. Korkeakoulu toimittaa pyynnöstäsi tietosi sinulle mahdollisimman pian ilman aiheetonta viivytystä. Määräaika tietojen toimittamiseksi tai tietopyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kuukausi pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli tietopyyntö on monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella.
Tietosi toimitetaan sinulle lähtökohtaisesti maksutta. Mikäli pyydät useampia jäljennöksiä, niistä peritään hallinnollisiin kustannuksiin perustuva maksu. Mikäli tietopyyntösi on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton tai jos esität tietopyyntöjä toistuvasti, korkeakoulu voi periä tietojen toimittamisesta aiheutuneet hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä kokonaan toimittamasta tietoja. Tällaisessa tapauksessa korkeakoulu perustelee tekemänsä ratkaisun.
Mikäli korkeakoulu ei toimita tietoja, annetaan asiasta sinulle kirjallinen todistus. Samassa yhteydessä kerromme oikeudestasi oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudestasi tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Oikeus tietojen oikaisemiseen (artikla 16)
Sinulla on oikeus vaatia, että sinua koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi sinulla on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötietosi poistetaan.
Ellei korkeakoulu hyväksy oikaisupyyntöäsi, annetaan asiasta kirjallinen todistus, jossa mainitaan ne syyt, joihin perustuen vaatimusta ei ole hyväksytty. Samalla tiedotamme sinua oikeudestasi oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Oikeus tulla unohdetuksi (artikla 17)
Tietojen käsittelyn oikeusperusteesta riippuen sinulla voi olla oikeus saada henkilötietosi poistettua korkeakoulun rekisteristä. Tällaista oikeutta ei ole esimerkiksi niissä tapauksissa, joissa henkilötietojesi käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai korkeakoululle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Tietojesi säilyttämisessä ja poistamisessa noudatetaan korkeakoulun arkistonmuodostussuunnitelmia ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (artikla 18)
Sinulla voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes tietosi tai sen käsittelyn oikeusperuste on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (artikla 20)
Sinulla on oikeus saada korkeakoululle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle korkeakoulun sitä estämättä. Tämä oikeus koskee tilanteita, joissa tietojen käsittely on automaattista ja perustuu suostumukseen tai sopimukseen.
Oikeus ei koske esimerkiksi sellaista henkilötiedon käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi. Näin ollen pääsääntöisesti oikeutta ei sovelleta korkeakoulun henkilörekistereihin liittyen.
Vastustamisoikeus (artikla 21)
Henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseesi perustuen sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä silloin, kun käsittelyn oikeusperuste on yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen, julkisen vallan käyttäminen tai korkeakoulun oikeutettu etu. Tässä tapauksessa tietojasi voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.
Sinulla on oikeus, ilman erityistä perusteluakin milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten.
Oikeus tehdä valitus viranomaiselle (artikla 77)
Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi sinulla on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.
Sinulla on oikeus myös nostaa kanne rekisterinpitäjää tai henkilötietojen käsittelijäorganisaatiota vastaan, mikäli katsot oikeuksiasi loukatun sen takia, ettei sinun henkilötietojesi käsittelyssä ole noudatettu tietosuoja-asetusta.
Kuinka oikeudet toteutetaan?
Oikaisu-ja tietopyyntöpyynnöt tehdään osoitteiseen:
tietosuojavastaava@seamk.fi
Korkeakoulun tietosuojavastaavaan voit olla yhteydessä ongelmatilanteissa tai kun tarvitset neuvoja.
Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy
Tietosuojavastaava
PL 412(Kampusranta 11)
60101 Seinäjoki
Rekisterin pitäjä
Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy
Kampusranta 11 F, Frami F, 60320 SEINÄJOKI
puh. 020 124 3000
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Outi Kemppainen, viestintä- ja markkinointipäällikkö, Seinäjoen ammattikorkeakoulu
outi.kemppainen(at)seamk.fi
Tietosuojavastaava
Jarmo Jaskari, tietotuojavastaava, Seinäjoen ammattikorkeakoulu
tietosuojavastaava(at)seamk.fi
Postiosoite:
Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy
Tietosuojavastaava, PL 412, Kampusranta 11, Frami E, 60320 SEINÄJOKI
Pääasialliset säädökset
- Ammattikorkeakoululaki 932/2014 ja sen nojalla annetut asetukset
- Valtioneuvoston asetus ammattikorkeakouluista 1129/2014
- Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 ja sitä täydentävät kansalliset säädökset, laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999