Tietosuojailmoitus koskien SeAMKin alumnitoimintaa
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Seinäjoen ammattikorkeakoulun alumnisuhteiden hoitaminen.
Rekisteröidyille viestitään Seinäjoen ammattikorkeakoulun toiminnasta: koulutuksista, tutkimuksesta, palveluista, tapahtumista tai muista vastaavista asioista perustuen rekisteröidyn antamaan suostumukseen ja kiinnostuksen kohteisiin.
Käsittelyn oikeusperuste
Käsittelyn oikeusperusteena ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä rekisteröidyn suostumus.
Rekisteröidyt
Rekisterissä ovat Seinäjoen ammattikorkeakoulun alumnit.
Mitä tietoja me sinusta keräämme ja käsittelemme?
Jos haet meille opiskelemaan tai olet entinen opiskelijamme tai olet asiakkaamme tai yhteistyökumppanimme tai muuten yhteydessä meihin, käsittelemme esimerkiksi yhteystietojasi. Tämän lisäksi käsittelemme palveluita käyttäessäsi syntyneitä tietoja, kuten verkkojälkiä, evästeitä ja viestinnän välitystietoja. Yritysasiakkailta kerätään soveltuvin osin myös tietoja yhteyshenkilöistä ja käyttäjistä sekä heidän tehtävistään yrityksessä.
Käsittelemme seuraavia sinua koskevia tietoryhmiä:
- Perustiedot: yksilöivät tiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
- Koulutustiedot: SeAMKin koulutus, josta valmistunut sekä valmistumisvuosi
- Työnantajatiedot: tehtävänimike, työpaikka ja organisaatio
- Yhteydenottoluvat: uutiskirjetilaus, markkinointilupa, suorat yhteydenotot
- Kiinnostuksen kohteet
- Yhteistyön muodot:
- opiskelijoihin liittyvä yhteistyö, kuten moduuliprojektit, harjoittelupaikat sekä opinnäytetyöpaikat
- tapahtumiin osallistuminen
- vierasluennoitsijana tai mentorina toimiminen
- muu alumnin kanssa sovittu osallistumistapa
Miten me keräämme tietojasi?
Henkilötiedot kerätään suoraan rekisteröidyiltä heidän suostumukseensa / hyväksyntäänsä perustuen.
Miten me käsittelemme tietojasi?
Tietojasi käsitellään järjestelmissä niihin tarkoituksiin, joihin tiedot on kerätty. Henkilötietojen käsittelyssä käytetään pääsääntöisesti verkossa toimivaa palvelua. Henkilötietoja käsittelevät yksinomaan ne korkeakoulun tai alumnitoiminnan järjestämiseen osallistuvien korkeakoulun yhteistyökumppaneiden työntekijät, joilla on oikeus henkilötietojen käsittelyyn. Käyttö- ja lukuoikeudet tietojärjestelmiin määritetään ja myönnetään aina työtehtävän edellyttämässä laajuudessa vain niille henkilöille, jotka tarvitsevat ko. tietojärjestelmän sisältämän henkilörekisterin tietoja heille annetun tehtävän hoitamiseksi. Tietoja säilytetään asianmukaiset tietoturvavaatimukset huomioiden.
Erityistarpeisiin liittyviä henkilökohtaisesti saatuja tietoja käytämme ainoastaan kyseiseen tarkoitukseen ja noudatamme niiden käsittelyssä erityistä huolellisuutta esim. esteettömyys.
Kenelle me luovutamme henkilötietojasi?
Alumnitietoja ei luovuteta Seinäjoen ammattikorkeakoulun ulkopuolelle.
Seinäjoen ammattikorkeakoulussa voidaan käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä (esim. tietoteknisiä palveluita tarjoavat yritykset), jotka käsittelevät henkilötietoja tehtyjen sopimusten mukaisesti.
Kuinka pitkään me säilytämme henkilötietojasi?
Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun niiden käyttötarve on edelleen olemassa. Katso tarkemmat tiedot alla olevasta taulukosta.
| Tietoryhmän nimi | Säilytysaika |
|---|---|
| Henkilön nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite | Alumnijäsenyyden kesto |
| SeAMKin koulutus, josta valmistunut sekä valmistumisvuosi | Alumnijäsenyyden kesto |
| Henkilön työnantaja ja työtehtävä | Alumnijäsenyyden kesto |
| Yhteydenottoluvat (uutiskirjetilaus, markkinointilupa, suorat yhteydenotot) | Alumnijäsenyyden kesto |
| Kiinnostuksen kohteet | Alumnijäsenyyden kesto |
| Yhteistyön muodot | Alumnijäsenyyden kesto |
Miten me suojaamme henkilötietosi?
Tietojen käsittelyssä huolehdimme aina siitä, ettei sinun yksityisyyttä perusteettomasti vaaranneta ja tietoja säilytetään aina niin, että lain edellytykset täyttyvät.
Manuaalinen aineisto
- Säilytetään ja suojataan siten, etteivät ulkopuoliset niitä näe ja siten, ettei niitä voida vahingossa hävittää, muuttaa, luovuttaa, siirtää tai muutoin laittomasti käsitellä.
- Työntekijöillä on oikeus nähdä vain sellaisia opiskelijaa koskevia tietoja, joita hän työtehtävässään tarvitsee
- Työntekijätvastaavat arkistoitavien dokumenttien arkistoinnista yhdessä arkistovastavan kanssa. Arkistonmuodostussuunnitelma määrittelee dokumenttien säilytysajat ja elinkaaret
- Henkilötietoja sisältävät asiakirjat hävitetään silppuamalla tai tietosuojajätteenä
Sähköisesti käsiteltävät tiedot
- Palvelinlaitteiden ylläpito on SeAMKin tietohallinnolla. Laitteet on keskitetty lukittuihin tiloihin, joihin on tiukkaan rajattu pääsy. Verkko ja palvelimet ovat suojattu asianmukaisesti
- Käyttöoikeudet on rajattu käyttäjäryhmittäin. Tiedon näkyvyys ja päivitysoikeus järjestelmään määräytyy käyttöoikeusrooleittain eri käyttäjäryhmille
- Tietoihin on pääsy vain järjestelmän käyttöoikeudet saaneilla
- Käyttöoikeus järjestelmään määräytyy henkilön työtehtävien tai opiskelustatuksen mukaan
- Henkilökuntaa sitoo työsopimuksessa määritelty vaitiolovelvollisuus
-
Oikeutesi rekisteröitynä
Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy tietoihinsa, artikla 15)
Sinulla on oikeus tietää, mitä henkilötietoja sinusta käsitellään ja mitä tietoja sinusta on tallennettu.
Korkeakoulu toimittaa pyynnöstäsi tietosi sinulle mahdollisimman pian ilman aiheetonta viivytystä. Määräaika tietojen toimittamiseksi tai tietopyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kuukausi pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli tietopyyntö on monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella.
Tietosi toimitetaan sinulle lähtökohtaisesti maksutta. Mikäli pyydät useampia jäljennöksiä, niistä peritään hallinnollisiin kustannuksiin perustuva maksu. Mikäli tietopyyntösi on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton tai jos esität tietopyyntöjä toistuvasti, korkeakoulu voi periä tietojen toimittamisesta aiheutuneet hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä kokonaan toimittamasta tietoja. Tällaisessa tapauksessa korkeakoulu perustelee tekemänsä ratkaisun.
Mikäli korkeakoulu ei toimita tietoja, annetaan asiasta sinulle kirjallinen todistus. Samassa yhteydessä kerromme oikeudestasi oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudestasi tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Oikeus tietojen oikaisemiseen (artikla 16)
Sinulla on oikeus vaatia, että sinua koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi sinulla on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötietosi poistetaan.
Ellei korkeakoulu hyväksy oikaisupyyntöäsi, annetaan asiasta kirjallinen todistus, jossa mainitaan ne syyt, joihin perustuen vaatimusta ei ole hyväksytty. Samalla tiedotamme sinua oikeudestasi oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Oikeus tulla unohdetuksi (artikla 17)
Tietojen käsittelyn oikeusperusteesta riippuen sinulla voi olla oikeus saada henkilötietosi poistettua korkeakoulun rekisteristä. Tällaista oikeutta ei ole esimerkiksi niissä tapauksissa, joissa henkilötietojesi käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai korkeakoululle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Tietojesi säilyttämisessä ja poistamisessa noudatetaan korkeakoulun arkistonmuodostussuunnitelmia ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (artikla 18)
Sinulla voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes tietosi tai sen käsittelyn oikeusperuste on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (artikla 20)
Sinulla on oikeus saada korkeakoululle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle korkeakoulun sitä estämättä. Tämä oikeus koskee tilanteita, joissa tietojen käsittely on automaattista ja perustuu suostumukseen tai sopimukseen.
Oikeus ei koske esimerkiksi sellaista henkilötiedon käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi. Näin ollen pääsääntöisesti oikeutta ei sovelleta korkeakoulun henkilörekistereihin liittyen.
Vastustamisoikeus (artikla 21)
Henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseesi perustuen sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä silloin, kun käsittelyn oikeusperuste on yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen, julkisen vallan käyttäminen tai korkeakoulun oikeutettu etu. Tässä tapauksessa tietojasi voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.
Sinulla on oikeus ilman erityistä perustelua milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten.
Oikeus tehdä valitus viranomaiselle (artikla 77)
Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi sinulla on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.
Sinulla on oikeus myös nostaa kanne rekisterinpitäjää tai henkilötietojen käsittelijäorganisaatiota vastaan, mikäli katsot oikeuksiasi loukatun sen takia, ettei sinun henkilötietojesi käsittelyssä ole noudatettu tietosuoja-asetusta.
Kuinka oikeudet toteutetaan?
Useassa järjestelmässä voit tarkastella kirjautuneena käyttäjänä omia tallennettuja tietojasi.
Tarkemmat rekisterikohtaiset tietosuojaselosteet löydät www.seamk.fi/tietosuoja
Oikaisu-ja tietopyyntöpyynnöt tehdään osoitteiseen: tietosuojavastaava(at)seamk.fi
Korkeakoulun Tietosuojavastaavaan voit olla yhteydessä ongelmatilanteissa tai kun tarvitset neuvoja:
Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy
Tietosuojavastaava
PL 412(Kampusranta 11)
60101 Seinäjoki
Rekisterin pitäjä
Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy
Kampusranta 11 F, Frami F, 60320 SEINÄJOKI
puh. 020 124 3000
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Mervi Lehtola, kehityspäällikkö, Seinäjoen ammattikorkeakoulu
mervi.lehtola(at)seamk.fi
Tietosuojavastaava
Jarmo Jaskari, tietotuojavastaava, Seinäjoen ammattikorkeakoulu
tietosuojavastaava(at)seamk.fi
Postiosoite:
Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy
Tietosuojavastaava, PL 412, Kampusranta 11, Frami E, 60320 SEINÄJOKI
Pääasialliset säädökset
- Ammattikorkeakoululaki 932/2014 ja sen nojalla annetut asetukset
- Valtioneuvoston asetus ammattikorkeakouluista 1129/2014
- Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 ja sitä täydentävät kansalliset säädökset, laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999