Projektinhallintajärjestelmän ja työajanseurannan tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 13 ja 14 artiklat

Tietosuojalaki (1050/2018)

Yhdistetty rekisteröidyn informointiasiakirja (EU tietosuoja-asetuksen 2016/679) artikla 13 ja 14.

1. Rekisterinpitäjä

Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy
Kampusranta 11, Frami F
60320 Seinäjoki
020 124 3000
seamk(at)seamk.fi

2. Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Johanna Säilä-Jokinen, Hallintojohtaja
040 570 8723
johanna.saila-jokinen(a)seamk.fi

2a. Rekisterin vastuuhenkilö

Anniina Laine, Taloussuunnittelija
040 830 2174
anniina.laine(at)seamk.fi

2b. Yhteyshenkilöt rekisteriin liittyvissä asioissa

Anniina Laine, Taloussuunnittelija
040 830 2174
anniina.laine(at)seamk.fi

2c. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Jarmo Jaskari, Tietosuojavastaava
040 868 0680
tietosuojavastaava(at)seamk.fi

3. Rekisterin nimi

Projektinhallintajärjestelmä ja työajanseuranta

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Rekisteri sisältää tietoja Seinäjoen ammattikorkeakoulun hanketoiminnasta, -henkilöstöstä, yhteistyöosapuolista (organisaatiot ja yhteyshenkilöt), kustannus- ja rahoitustiedoista. Lisäksi järjestelmää käytetään henkilöstön työajanseurannan ja työsuunnitelman toteutumisen seurannan välineenä.

5. Rekisterin pitämisen peruste

Henkilötietolain 8 §:n mukaiset yleiset edellytykset, mm. julkisrahoitteisiin projekteihin liittyvien tietojen ylläpito ja raportointivelvollisuuden täyttäminen.

5a. Rekisterin tietosisältö

Projektin osapuolet (henkilön nimi, rooli ja tehtävä projektissa).

Projektin osapuoleksi liitetyn organisaatiohenkilön tiedot (Nimi, osoite, maa, puhelin, sähköposti, URL, tehtävänimike, organisaatio).

Projektin osapuoleksi liitetyn, SeAMKissa työsuhteessa olevan, henkilön perustiedot ja lisätiedot järjestelmän käyttöoikeuksia, tilastointia, työaikaseurantaa ja palkkasiirtoja varten.

5b. Rekisteriä käyttävät tietojärjestelmät

Projektin tiedot osapuolineen siirtyvät Microsoft CRM Dynamics –järjestelmään.

Palkkojen kohdentamisen perusteena olevia työaikaseurantatietoja siirtyy henkilöstöhallinnon järjestelmään.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Organisaatioiden ja organisaatiohenkilöiden tietoja ylläpidetään Projektinhallintajärjestelmässä ja työajanseurannassa. SeAMK-henkilön perustiedot siirtyvät henkilöstöhallinnosta ja loput tiedoista ylläpidetään suoraan Projektinhallintajärjestelmässä ja työajanseurannassa.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rahoitusehtojen mukainen raportointi rahoittajaviranomaisille (koskee lähinnä työaikaa).

8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto

Paperiset ostolaskut säilytetään valvotuissa, lukituissa tiloissa SeAMKin arkistonmuodotussuunnitelman määritellyn ajan.

B. ATK:lla käsiteltävät tiedot

Tietojen ylläpitäminen on suojattu AD-tunnuksella ja salasanalla. Järjestelmään tallennetut tiedot ovat rekisterissä käyttäjäoikeuksin rajatun ryhmän käytössä.

Tietokanta suojataan palvelimen käyttäjä- ja salasanatunnuksin.