Atomi - automatisoitu opintotoimistopalvelu tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 13 ja 14 artiklat

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista ja rekisteröidyn oikeuksista/tietosuojaseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Tietosuojalaki (2018/1050)

1. Rekisterinpitäjä

Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy
Kampusranta 11, Frami F
60320 Seinäjoki
020 124 3000
seamk(at)seamk.fi

2. Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Päivi Vähäsalo, opintoasiainpäällikkö
040 830 4185
paivi.vahasalo(at)seamk.fi

2a. Rekisterin vastuuhenkilö

Maria Hemminki, suunnittelija, opiskelijapalvelut
040 680 7016
maria.hemminki(at)seamk.fi

2b. Yhteyshenkilöt rekisteriin liittyvissä asioissa

Maria Hemminki, suunnittelija, opiskelijapalvelut
040 680 7016
maria.hemminki(at)seamk.fi

Annika Karhu, järjestelmäsuunnittelija
040 830 4002
annika.karhu(at)seamk.fi

2c. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Jarmo Jaskari, Tietosuojavastaava
040 868 0680
tietosuojavastaava(at)seamk.fi

3. Rekisterin nimi

Atomi – automatisoitu opintotoimistopalvelu

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Atomi – automatisoitu opintotoimistopalvelun tarkoituksena on tuottaa opiskelijoille sähköisesti varmennettuja todistuksia (opiskelutodistus, selvitys opintojen etenemisestä, opintosuoritusote) sekä sähköisesti allekirjoitettuja tutkintotodistuksia. Atomi-palvelu on osa Peppi-opintohallintojärjestelmää ja sitä käytetään Pepin opiskelijan ja korkeakoulupalvelujen työpöytien kautta. Käyttöoikeudet määräytyvät Pepin käyttöoikeuksien mukaan.

Sähköisesti varmennetut todistukset säilyvät opiskelijan Pepin työpöydän dokumentit kansiossa siihen saakka, kunnes hän itse poistaa lataamansa tai hänelle ladatut todistukset. Sähköisen tutkintotodistuksen ja Atomin massapalvelulla toimitetut linkit säilyvät 14 vuorokautta niiden muodostumisesta.
Pysyttävästi säilytettävät opiskelijan dokumentit (tutkintotodistukset ja opintosuoritusotteet) siirretään Atomi-palvelun avulla Seinäjoen ammattikorkeakoulun sähköiseen arkistoon.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on lakisääteisen velvoitteen hoitaminen Seinäjoen ammattikorkeakoulun opetustoiminnassa.

5. Rekisterin pitämisen peruste

Rekisterin käyttö perustuu ammattikorkeakoulua koskevaan lainsäädäntöön.
• Ammattikorkeakoululaki 932/2014
• Valtioneuvoston asetus ammattikorkeakouluista (A1129/2014)
• Hallintolaki (L434/2003)
• Hallintolainkäyttölaki (L586/1996)
• Arkistolaki (831/1994)
• Tietosuojalaki (L1050/2018)
• Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019)
• Yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679)

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1. kohdan c) kohdan mukaisesti rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

5a. Rekisterin tietosisältö

Opiskelijan tietosisällöt

Opintosuoritusote

– Nimet (etunimi, sukunimi)
– Syntymäaika
– Opiskelijanumero
– Tutkinto-ohjelma
– Opiskeluoikeusaika
– Suoritettavan koulutuksen laajuus
– Suoritetut opintopisteet
– Suoritetut opinnot arviointeineen
– Arviointipäivämäärä
– Arvosana antaneen opettajan nimi (etunimi, sukunimi)

Opiskelutodistus

– Nimet (etunimi, sukunimi)
– Syntymäaika
– Opiskelijanumero
– Kotikunta
– Arvioitu opiskeluaika
– Tutkinto-ohjelma
– Opetuspiste
– Tutkinto
– Tutkintonimike
– Koulutusmuoto
– Opiskelutyyppi
– Opetuskieli
– Läsnäolotiedot lukukausittain

Selvitys opintojen etenemisestä

– Nimet (etunimi, sukunimi)
– Syntymäaika
– Oppijanumero
– Opiskelijanumero
– Arvioitu opiskeluaika
– Tutkinto
– Tutkinto-ohjelma
– Käytetyt läsnä-/poissaolokaudet ja kausimaksimit
– Tutkinnon laajuus
– Aiemmat hyväksiluvut
– Nykyisen opiskelun aikana suoritut opinnot
– Keskimääräinen etenemisvauhti/ läsnäolokausi
– Läsnäolot ja suoritukset lukukausittain
– Lukuvuosittaiset suoritukset

Tutkintotodistus

– Nimet (etunimi, sukunimi)
– Henkilötunnus
– Tutkinto
– Tutkinto-ohjelma
– Tutkintonimike
– Suoritetun tutkinnon laajuus
– Valmistumispäivä
– Opiskelijanumero
– Opiskeluoikeusaika
– Opintojen laajuudet, arvosanat ja arviointipäivät

Tutkintotodistuksen allekirjoittajan tietosisällöt (rehtori, vararehtori, osaamisalajohtaja tai koulutuspäällikkö)
– Nimet (etunimi, sukunimi)

5b. Rekisteriä käyttävät tietojärjestelmät

Sähköinen allekirjoituspalvelu (Atomi Sign) ja asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmä (Tweb)

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Käyttäjien tunnistautuminen Atomi-palveluun tapahtuu Peppi-opintohallintojärjestelmän kautta. Todistuksiin tarvittavat tiedot luetaan Peppi-opintohallintojärjestelmästä.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Studyo Oy on henkilötietojen käsittelijä, joka ylläpitää palvelua ja jolle tietoja luovutetaan..

8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto

Ei ole manuaalista aineistoa

B. Sähköisesti käsiteltävät tiedot

Rekisteriin kirjaudutaan SeAMKin käyttäjähallinnan käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
Käyttäjillä on oikeus vain siihen rekisterin osaan, jota hän tarvitsee voimassaolevan työsuhteensa aikana. Käyttöoikeudet tarkistetaan päivittäin. Tietojen käsittely ja yhteydet teknisten osajärjestelmien välillä on suojattu asianmukaisella tavalla.